Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Mötesplanerare
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en noggrann och organiserad Mötesplanerare som kan hantera schemaläggning, koordinering och logistik för interna och externa möten. Som Mötesplanerare kommer du att spela en nyckelroll i att säkerställa att möten sker smidigt, effektivt och med rätt deltagare, resurser och dokumentation på plats. Du kommer att arbeta nära ledningsgrupper, projektteam och externa parter för att säkerställa att alla mötesrelaterade behov uppfylls i tid.
I denna roll kommer du att använda olika digitala verktyg och kalendersystem för att boka möten, skicka inbjudningar, hantera ändringar och påminnelser samt säkerställa att möteslokaler och teknisk utrustning är tillgängliga och fungerar. Du kommer också att förbereda agendor, ta mötesanteckningar och följa upp med åtgärdspunkter efter möten.
En framgångsrik Mötesplanerare är proaktiv, lösningsorienterad och har utmärkt kommunikationsförmåga. Du bör kunna hantera flera uppgifter samtidigt, arbeta under press och ha ett öga för detaljer. Erfarenhet av att arbeta i en administrativ eller koordinerande roll är starkt meriterande.
Vi erbjuder en dynamisk arbetsmiljö där du får möjlighet att arbeta med olika avdelningar och bidra till företagets effektivitet och framgång. Om du är en person som trivs med struktur, planering och att hjälpa andra att lyckas, är detta rätt roll för dig.
Ansvar
Text copied to clipboard!- Schemalägga och koordinera interna och externa möten
- Boka mötesrum och säkerställa teknisk utrustning
- Skicka inbjudningar och påminnelser till deltagare
- Förbereda mötesagendor och presentationsmaterial
- Föra mötesanteckningar och distribuera protokoll
- Följa upp åtgärdspunkter efter möten
- Hantera ändringar och avbokningar i sista minuten
- Samarbeta med olika avdelningar för att samordna möten
- Använda digitala verktyg för kalenderhantering
- Säkerställa att alla möten sker i tid och utan störningar
Krav
Text copied to clipboard!- Tidigare erfarenhet av administrativt arbete eller möteskoordinering
- Utmärkt organisations- och planeringsförmåga
- God kommunikationsförmåga i tal och skrift
- Förmåga att hantera flera uppgifter samtidigt
- Erfarenhet av digitala kalendersystem (t.ex. Outlook, Google Calendar)
- Noggrannhet och uppmärksamhet på detaljer
- Flexibilitet och förmåga att hantera förändringar snabbt
- God datorvana och kunskap i Officepaketet
- Självständig och initiativtagande
- Flytande svenska och god engelska
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Har du tidigare arbetat som mötesplanerare eller i en liknande roll?
- Hur hanterar du schemakonflikter eller dubbelbokningar?
- Vilka digitala verktyg har du erfarenhet av för kalenderhantering?
- Hur säkerställer du att alla möten är väl förberedda?
- Hur prioriterar du när flera möten kräver din uppmärksamhet samtidigt?
- Kan du ge exempel på hur du hanterat en stressig situation relaterad till mötesplanering?
- Hur hanterar du kommunikation med olika intressenter inför ett möte?
- Vilken typ av möten har du mest erfarenhet av att planera?
- Hur dokumenterar du mötesanteckningar och åtgärdspunkter?
- Vilken roll spelar du i uppföljningen efter ett möte?
